Als er altijd iets mooi was aan het werk van een advocaat, dan was dat het hebben van eigen secretaresses: veelzijdige en ervaren types die alles voor je deden. Sterker nog: alles op kantoor stond altijd alleen maar ten dienste van de advocaat. Ik kan overigens iedereen uit eigen ervaring verzekeren, dat dat een verdomd fijne manier van werken was (voor de advocaat).
Toch schuilt daar iets heel fouts in. Vanaf namelijk dat de klant zijn zaak aan de advocaat heeft voorgelegd, gaat die er mee aan de slag en de secretaresse helpt hem niet alleen daarbij, maar houdt vaak ook verder die lastige cliënt af, “want die stoort alleen maar de advocaat in zijn behandeling van de zaak”. Er is dan niemand meer op het kantoor van de advocaat die gericht is op de klant (en vaak het tegendeel!).
Dat past natuurlijk helemaal niet in de huidige tijd. Daarom hebben we op ons kantoor vorig jaar afscheid genomen van de secretaresse als hulpje van de advocaat. Dat klinkt als een groot verlies, maar wat blijkt: niet alleen onze klanten, maar zeker ook de en advocaten en de voormalige secretaresses, zijn super blij met de nieuwe werkwijze. De secretaresses zijn namelijk niet ontslagen, maar functioneren nu als cliënt-assistent.
In die naamswijziging zit direct het grote principiële verschil met vroeger: ze zijn er niet meer voor de advocaat, maar allereerst en vooral voor de cliënt. Hun werkzaamheden zijn nog voor een flink deel hetzelfde, maar de wijze waarop die worden ingezet verschilt enorm. Het begint er al mee dat de cliënt een vaste aanspreekpersoon heeft die voor hem altijd bereikbaar is en ook direct kan antwoorden op veel van diens vragen. Voor antwoorden die de assistent niet zelf kan geven, kan deze tijd inplannen in de agenda van de advocaat en dat aan de cliënt mededelen, zodat die niet voor onbepaalde tijd moet gaan wachten op een reactie. De cliënt-assistent is daarmee ook baas geworden over de agenda van de advocaat (dat vergde overigens wel wat aanpassingsvermogen: we waren te lang verwend!). Daar staat tegenover dat we heel wat minder gestoord hoeven te worden en we ook aan minder zaken zelf hoeven te denken: we kunnen ons op ons eigenlijke werk als specialist concentreren (en dat beter en sneller verrichten!).
Die werkwijze kan natuurlijk alleen maar doordat de cliënt-assistent altijd over alle actuele informatie beschikt over cliënt en dossier; mogelijk gemaakt doordat we werken met digitale dossiers (die overigens ook altijd voor de cliënt toegankelijk zijn). Van daaruit kan de cliënt-assistent waar nodig ook andere advocaten opschalen, die immers ook toegang tot die dossiers hebben enz.
Gebleken is dat dit de cliënt naast veel gebruiksgemak en een hogere snelheid, vooral een veel lagere declaratie oplevert. We besparen zo immers de helft (!) op de dure advocatenuren. Weliswaar brengen we nu de uren van de cliënt-assistent zelfstandig in rekening, maar dat tarief ligt 60-70% lager dan dat van de advocaat.
Zijn wij daarmee een dief van onze eigen portemonnee, immers we verkopen maar de helft van de mogelijke advocatenuren?
Nee, want we kunnen zo simpelweg meer uren maken. De snelheid van werken ligt immers veel hoger en de klanttevredenheid ook. De klant krijgt een beter product, meer service, sneller en dat ook nog eens tegen een fors lagere totaalprijs. Die klanttevredenheid leidt vervolgens weer tot een grotere toestroom van werk, dat we efficiënter kunnen verstouwen enz. enz.
We zijn er voorts van overtuigd dat de markt niet zal blijven pikken, dat een advocaat zelf veel simpel administratief werk doet en daar zijn volle tarief voor telt. Voor ons voelde dat toch altijd al niet lekker. Wat wel fijn is: alleen maar met echt zinvol werk bezig te zijn.
Per saldo worden we er allemaal dus ronduit beter van…………..
Charles Lückers
Volg mij op Twitter: @LuckersBA (Sinds kort twitter ik ook elke werkdag over financieel-economische, ondernemings- en soms ook juridische zaken. Voor mij een test of het lukt in 140 tekens elke dag wat zinnigs met diepgang te brengen. Ik hoor het graag van jullie!)
Charles Lückers is advocaat, gespecialiseerd in ondernemingen, vooral daarvan het bestuur, kapitaal, financiering, jaarrekening en (bescherming tegen) faillissementen. Dit omvat met name doorstarts, bedrijfssaneringen, problemen met banken en bedrijfsovernames. Hij schrijft deze columns op persoonlijke titelen roept lezers met afwijkende of aanvullende opvattingen op te reageren op Charles@luckers.nl.
